Archiviazione fatture elettroniche 2019 ricevute e inviate, come fare

L’archiviazione e la conservazione delle fatture elettroniche devono seguire un iter ben preciso al fine di rendere più agevole la consultazione e il ritrovamento delle stesse. La fattura elettronica, obbligatoria dal 1° gennaio 2019 (ma non per tutti), segue delle regole di redazione ben precise. Per essere considerate valide, le fatture elettroniche devono rispecchiare alcuni requisiti. Che ne impediscano, una volta emesse, eventuali modifiche o condizioni di illeggibilità.

Archiviazione fatture elettroniche: come funziona

Così come per l’emissione, anche l’archiviazione delle fatture elettroniche segue delle regole piuttosto precise. La conservazione delle fatture elettroniche deve infatti essere attuata al fine di agevolarne la rintracciabilità. E ciò avviene tramite alcuni dati inseriti nella fattura stessa. Dal nome dell’intestatario al numero di partita Iva. Altro elemento fondamentale per una corretta archiviazione delle fatture elettroniche consiste nella data di emissione. Questa deve essere “opponibile a terzi”, con richiamo all’articolo 2704 del Codice Civile. Infatti, per “opponibile a terzi” si intende dunque rimarcare il carattere dell’incontestabilità della data stessa.

Archiviazione fatture elettroniche: la conservazione sostitutiva

In merito all’archiviazione della fattura elettronica si parla di conservazione sostitutiva. Ovvero una procedura informatica che consente di equiparare il valore legale di un documento informatico a quello cartaceo. I software gestionali che oggi, dall’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica, in molti conoscono, spesso contengono in sé molteplici funzioni relative al documento digitale. Comprendendo così non solo l’invio della fattura tramite Sistema di Interscambio, la firma digitale e l’imposta di bollo virtuale, ma anche la conservazione sostitutiva della stessa.

Archiviazione fatture elettroniche Agenzia delle Entrate: come fare

Nelle sue pagine dedicate alla fattura elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha fornito informazioni importanti riguardo anche la conservazione. Stando al DPR n. 633/1972, infatti, per chi emette e chi riceve una fattura elettronica vige l’obbligo della conservazione della stessa. L’Agenzia spiega che la conservazione elettronica è un processo regolamentato tecnicamente dalla legge. In breve non basta mettere la fattura in una cartella sul proprio desktop, ma bisogna seguire alcuni principi normativi. Questo consentirà di non perdere fatture e di recuperarle e consultarle più agevolmente.

Archiviazione fatture elettroniche Agenzia delle Entrate: dove accedere

Il processo di conservazione elettronica a norma è solitamente fornito da operatori privati certificati, ma anche l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione gratuitamente un servizio di conservazione elettronica, accessibile nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. Per utilizzarlo sarà necessario aderire a una convenzione di servizio specifico.

Archiviazione fatture elettroniche: servizio di conservazione AdE, cosa si può fare

Tra le funzioni di questo servizio spiccano le seguenti opzioni.

• Conservare fatture singole o fatture singole contenute in file archivio nel sistema di conservazione gratuito dell’Agenzia delle Entrate;
• Richiedere l’esibizione di fatture conservate nel sistema di conservazione dell’Agenzia stessa;
• Visualizzare gli esiti delle proprie richieste e reperire la messaggistica di ritorno del sistema di conservazione;
• Scaricare i pacchetti di distribuzione contenenti le fatture per le quali si è chiesta l’esibizione (su ragione specifica).

Archiviazione fatture elettroniche: la conservazione manuale

Come spiega bene AgendaDigitale, nella sezione Dati rilevanti ai fini Iva si trovano tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute in formato XML. Per attuare la conservazione “manuale” bisognerà aprire manualmente il file XML di ogni singola fattura, effettuare il salvataggio del file su PC e attivare la richiesta di conservazione. Quindi inviare ogni singolo file in conservazione e controllare infine gli invii effettuati. Tale modalità andrà sbrigata solo per le fatture elettroniche passate tramite SdI prima di aderire al servizio automatico.

Archiviazione fatture elettroniche: quanto dura la conservazione

La durata della conservazione da parte del servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate ammonta a 15 anni.

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